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Automatizar tareas: gestión ofertas comerciales en el erp

Automatizar tareas es el futuro de todas las empresas.

Olvídate de escribir tus ofertas comerciales en un Word o en un Excel, dedica ese tiempo a otras tareas que no puedan automatizarse.

Sabemos de primera mano que todos los procesos asociados a la oferta deben estar automatizados o tener capacidad de ser automatizados dentro de un software ERP.

¿Qué nos debería ofrecer una gestión de ofertas comerciales bien integrada en un software ERP?

Cuando hablamos de que la gestión de ofertas comerciales debe estar bien integrada en un software ERP, nos referimos a que este proceso debe estar recogido en vuestro programa de gestión de procesos para facilitar el día a día a vuestro departamento comercial.

Esta gestión integrada en un software ERP, debería ofrecer la posibilidad de tener un presupuesto interno de referencia, sincronización con el CRM, trazabilidad en los procesos posteriores como pedidos de venta, necesidades de compra, en definitiva, la sincronización con todos los departamentos implicados en la oferta comercial que se esté llevando a cabo en ese justo momento.   

Pongamos un ejemplo:

En el caso de vender un ordenador junto con el servicio de instalación, el comercial podrá que realizar un presupuesto interno en el que detallará cuánto cuesta comprar o montar el pc, cuánto cuesta la mano de obra de la instalación y evidentemente habrá que añadirle un beneficio. Todo esto nos dará el precio de venta.

Básicamente, esta herramienta nos permitirá tener en un vistazo nuestro presupuesto interno o presupuesto de referencia.  Además, una vez el cliente acepte la oferta, el programa podrá actualizar automáticamente la oportunidad generada a través de su extensión de CRM, y así podremos tener una visión clara y rápida del estado de nuestras previsiones de venta.

Trabajar con esta automatización permitirá al equipo comercial desarrollar su actividad de manera sencilla y ágil a la hora de lanzar un pedido de venta o cualquier proceso de compra.

En el momento que una empresa recibe la aprobación por parte del cliente de la oferta comercial enviada, puede actuar de diferentes maneras:

  1. Lanzando directamente el pedido de compra.
  2. Haciendo una solicitud interna de compra.
  3. Enviando una oferta de compra a sus proveedores de confianza para que ellos le hagan una oferta ajustándose a las condiciones que tengan en ese momento.
  4. Lanzar ese pedido de venta mediante un proceso de automatización del software ERP.

El seguimiento económico en una oferta comercial

Sea como sea, una vez que cualquiera de esos procesos se haya iniciado, es importante que todo lo que tenga relación directa o indirecta con la oferta sea visible. Para que cuando llegue el momento de la facturación se pueda hacer un seguimiento económico, es decir, que en el momento de la facturación puedas ver el valor estimado frente al valor real.

Y no solo eso, sino que también podrás ver la fecha de aprobación de la oferta, en el momento que se dio de alta en el sistema. En realidad, podrás ver cualquier fecha o dato relevante sobre el cliente, en el momento que lo necesites, ya que el programa lo registra todo.

Esto te ofrecerá la posibilidad de analizar, por ejemplo, tiempos de entrega, desde que se acepta la oferta hasta que se entrega al cliente, o tiempos de facturación, de cobro, así como tener registrado y actualizado el riesgo que hayas podido conceder a tu cliente, ya que dispondrás de una foto en tiempo real, de cuanto tienes comprometido con él, cuanto pendiente de cobro, previsiones de esos cobros, etcétera.

Ibis Computer: Tu aliado tecnológico en la Comunidad de Madrid

En Ibis Computer queremos ser tu aliado tecnológico desde el principio hasta el final, sabemos que la decisión de contratar un software ERP es una decisión que lleva su tiempo y no se puede tomar a la ligera.

Por ello, hemos creado una guía, totalmente gratuita, dónde te hablamos del ERP con una mayor extensión de la que te podrás encontrar en cualquier web de internet.

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