¿Qué es un ERP?

Podemos empezar imaginando una empresa en la que existen "islas de información" desconectadas unas de otras. Esta situación provoca los siguientes problemas: 

 

¿Qué son las islas de información?

  • Duplicidad de datos. Suele suceder que el departamento comercial utilice su propio programa de gestión de clientes y realización de ofertas; que administración tenga un programa de facturación y contabilidad y otro programa o un archivo de Excel para la gestión técnica u operativa; que el departamento técnico haya creado su propia base de datos… . Este sistema implica, entre otros problemas, que cada cliente tenga que ser dado de alta en varios sistemas distintos: el del departamento comercial, el de administración, el del dpto. técnico... Igual sucederá con artículos, proveedores, etc.  Como veremos a continuación, a la duplicación del trabajo de registrar datos en nuestro sistema se le suma la aparición de errores e incoherencias.

  • Aparición de errores. Con este ineficiente sistema de “islas”, una oferta realizada en el sistema de los comerciales ha de ser “picada” a su vez en el departamento técnico y en administración.  La repetición de tareas por personas también conduce a equivocaciones al comunicar y “picar” de nuevo los datos.

  • Incoherencia de datos: Los problemas no sólo vienen provocados por errores al picar. Es habitual que lo que en el programa de comerciales se llame artículo 0012, con la descripción “Servicio de atención urgente”, en cualquiera de las otras “islas de información” se llame artículo SAU67, con la descripción “Atención prioritaria”.

  • Dificultad para la explotación de la información: En medio de este caos, nos va a resultar muy complicado generar estadísticas fiables sobre el resultado de nuestra actividad en cualquier ámbito. Se requeriría una investigación sobre cómo denomina el item o contacto cada uno de nuestros departamentos, además de aunar y cruzar los resultados estadísticos entre ellos. Aun después de comprobar errores, es probable que todavía sacaramos resultados distintos en cada una de nuestras islas, por lo que nos volvería a tocar investigar para determinar cuál es el resultado de nuestra actividad. Este proceso se tendría que repetir en tantos artículos, clientes o cualquier otro concepto que deseemos analizar.

Estos son tan solo unos pocos ejemplos de situaciones que suelen ser habituales cuando no se trabaja con un ERP. Desde luego existen más, pero iremos descubriéndolos cuando vayamos comentando las ventajas que este tipo de sistemas nos ofrecen.

 

¿QUÉ SOLUCIÓN DA UN SISTEMA ERP?

Un sistema ERP se basa en la idea del dato único, es decir, el dato, una vez introducido viaja por el sistema, y no ha de “picarse de nuevo”. Para que esto sea posible, el sistema ha de ser capaz de abarcar todos los departamentos de la empresa y sus ángulos de negocio: administración, comercial, contabilidad, almacén, compra y venta, servicios técnicos en caso de que los hubiera, etc. De esta manera, cuando por ejemplo el comercial introduce el nombre de un cliente, en administración ya aparece con la misma codificación y descripción dada en su introducción.

No es difícil entender que gracias a esto hacemos desaparecer los inconvenientes anteriormente citados: Duplicidad de información, errores, incoherencia de datos, dificultades para la explotación de la información y otros muchos más.

Por supuesto, todo beneficio requiere una contraprestación: un ERP no es un Excel para todos. Para poder ofrecernos esa coherencia en los datos, un ERP requiere una estructuración de los mismos, así como de unas reglas de funcionamiento que no obedecen a la libertad que nos ofrece Excel o Word.

Ahora ya sabemos qué es un ERP. Para saber qué es un CRM (Customer relationship Management) puedes pinchar en nuestro apartado ¿Qué es un CRM? Allí explicamos que si necesitamos un CRM, este por definición debe ir embebido en un ERP con el que trabajemos, de ahí que a veces se llame ERP-CRM.

 

En un ERP, registraremos toda la información de nuestra empresa, cotizaciones, pedidos de venta y compra, recepción de materiales y expedición de los mismos, facturación de compra y venta, cobros y pagos y finalmente su contabilización.

Al disponer de toda  esta información registrada, podremos gestionarla de manera unitaria o de manera masiva, por ejemplo realizando con uno o dos clicks la facturación correspondiente a la jornada laboral o a la semana o el mes, en función de cómo sean nuestros procesos de facturación.

Igual que operamos con la facturación podremos hacerlo en el resto de ítems de nuestros procesos de negocio.

Por supuesto, el ejemplo anterior es tan solo eso, un ejemplo. La información que podremos registrar dependerá de cada empresa y de su modelo de negocio, por ejemplo, en el ejemplo anterior también se registraran todas sus tarifas, los descuentos aplicables a clientes, o a artículos, familias, etc., situaciones de stock…
En otros modelos de negocio se registrarán los propios de su actividad, en una empresa dedicada a lamanufactura se incorporarán en el ERP todos los datos relativos a sus órdenes de fabricación, en una empresa de servicios los referentes a sus proyectos etc.

Cuando realizamos este tipo de registro y gestión mediante un único sistema, estamos evitando las islas de información, como es tener la contabilidad en un programa, la facturación en Excel y las cotizaciones en Word por ejemplo, de manera que toda nuestra información se encuentra homogeneizada y accesible.

Esto nos evitará incongruencias en nuestros datos como que contabilidad nos ofrezca una cifra de facturación X y nuestro Excel (con el que facturamos) nos ofrezca una cantidad Y.

Al disponer de nuestro sistema de información correctamente almacenado, relacionado y trazado, podremos tener un ágil acceso a nuestra información para poder gestionarla tanto de cara al cliente como de cara a nosotros mismos.

Pondremos unos ejemplos para poder percibir mejor las ventajas.

Un cliente nos llama consultando por un cobro que ha recibido, desea conocer de qué factura proviene, cuando se le entregó el material y cuando se le ofertó.

  • Empresa A (Cuenta con un ERP). Entra en su sistema, localiza el cobro y a través de él accede a la factura, a su expedición, a su pedido de venta y a su cotización. Tiempo total, menos de dos minutos.

  • Empresa B (No cuenta con un ERP). Localiza el cobro, con suerte tiene accesible la factura, para localizar la expedición consulta en la carpeta de expediciones buscando por fecha orientativa y empresa o consulta al almacén. Llama al comercial del cliente para solicitarle el pedido de venta y la cotización y este se lo envía en cuanto puede (en el mejor de los casos). Tiempo total, excesivo a los ojos del cliente.

Como podemos apreciar, la atención que recibe el cliente mejora cualitativamente en el momento que organizamos y trazamos nuestra información.

Por otro lado dispondremos de la información en tiempo real, podremos gestionarla de igual manera y comparándola con históricos o previsiones que ingresemos en el sistema conseguiremos adelantarnos a situaciones, como por ejemplo mejorar nuestros tiempos de entrega de material a clientes, ya que los procesos burocráticos para la preparación de los mismos se reduce de una manera muy significativa, o habiéndonos adelantado a una posible demanda gracias a las herramientas de análisis de nuestra actividad.

Con un ERP estamos mejorando nuestra atención al cliente con respecto a la competencia.

Por estos motivos, debemos entender que hoy en día, un ERP se ha convertido en una herramienta indispensable para la mejora de nuestra actividad y quien no modernice su organización, sencillamente irá perdiendo competitividad en el mercado.

 

 

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